Vrijwilligers

 Draag elkaars lasten, en vervul zo de wet van Christus.

Galaten 6, 2

Ervaar Liefde in Kerk Klein Brabant

Ontdek hoe jouw inzet het verschil kan maken. Kom langs en laat de Liefde werken door vrijwilliger te worden, te steunen of actie te ondernemen!

Bel voor meer informatie

Vrijwilliger worden?

Ben je af en toe VRIJ en WIL je je inzetten voor de pastoraal?

Er zijn heel wat mogelijkheden om in onze pastorale zone vrijwilligerswerk te doen en je talenten volop te ontplooien.

Enkele voorbeelden :

• voorlezen in een viering,
• zingen in het koor,
• poetsen van de kerk,
• praktische hulp bij een activiteit,
  
• samen op weg gaan met kinderen naar hun vormsel,
• bezoek van zieken,
• brieven ronddragen,
• schrijven voor het parochieblad, …

Informatienota voor vrijwilligers

Pastorale zone Kerk Klein Brabant

1 Juridische identiteit 

• Rechtspersoon: Stichting van Openbaar Nut “Stichting Vicariaat VlaamsBrabant & Mechelen” (hierna “de Stichting”) 
  – Ondernemingsnummer 0894.999.999 
  – Zetel: Frederik de Merodestraat 18, 2800 Mechelen 

• Afdeling: de pastorale zone Kerk KleinBrabant opereert als interne afdeling zonder eigen rechtspersoonlijkheid. De Stichting treedt in rechte op voor alle afdelingen. 

2 Missie en activiteiten 

De Stichting ondersteunt de pastorale opdracht van het aartsbisdom door: 

1. het financieel en materieel beheer van haar afdelingen te voeren; 

1. projecten met een religieus, sociaal, educatief of cultureel karakter op te zetten of te ondersteunen; 

1. het roomskatholieke karakter actief uit te dragen; 

1. het behoud en de valorisatie van het erfgoed waarvan zij eigenaar is te verzekeren. 

Zij kan alle rechtshandelingen stellen die nuttig zijn voor dit doel en mag bijkomstige economische activiteiten ontplooien op voorwaarde dat de opbrengsten uitsluitend worden aangewend voor de bovengenoemde doelstellingen. 

3  Definitie vrijwilliger 

Een vrijwilliger verricht onbezoldigd werk, buiten elk arbeidsovereenkomst of statuut. Hij/zij: 

• handelt uit vrije wil; 

• ontvangt geen loon noch enig economisch voordeel; 

• staat niet in een ondergeschikt verband tot de Stichting. 

Vrijwilligers zijn wél gerechtigd op een kostenvergoeding (zie § 6) en genieten wettelijke bescherming inzake aansprakelijkheid. 

4  Aansprakelijkheid & verzekeringen 

4.1  Basisdekking 

De Stichting heeft via I.C. Verzekeringen volgende polissen onderschreven

• Burgerrechtelijke aansprakelijkheid
  Polisnummer: AXA 730.268.091.001 
  Wat betekent dit voor jou?: Schade aan derden veroorzaakt tijdens het vrijwilligerswerk 
• Lichamelijke ongevallen
  Polisnummer: AXA 730.260.381.001 1
  Wat betekent dit voor jou?: Persoonlijk letsel van de vrijwilliger tijdens het werk en op de weg van/naar de activiteit 
• Catechesewerking
  Polisnummer: AXA 5.800.885 
  Wat betekent dit voor jou?: Specifieke extra waarborg voor vormings- en catechesemomenten 

4.2  Uitbreidingen 

• Voor risicovolle of buitenlandse activiteiten moet vooraf een aparte polis worden afgesloten in samenspraak met de zoneeconoom. 

• Materiële schade aan eigen goederen (gsm, bril, fiets…) valt niet altijd binnen de basispolis. 

4.3  Persoonlijke aansprakelijkheid 

Onder art. 11 van de Wet Vrijwilligerswerk is de vrijwilliger slechts persoonlijk aansprakelijk bij: 

1. opzettelijke fout; 
2. zware fout; 
3. herhaalde lichte fout. 
   Voor alle andere schadegevallen treedt de polis Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid van de Stichting in werking. 

5  Geheimhouding & GDPR 

Vrijwilligers behandelen alle vertrouwelijke informatie én persoonsgegevens die zij vernemen in het kader van hun opdracht loyaal en discreet (art. 458 Strafwetboek en GDPRverordening 2016/679). Dit houdt onder meer in: 

• enkel toegang tot persoonsgegevens wanneer nodig voor jouw taak; 

• nooit gegevens delen met derden zonder toestemming; 

• datalekken of vermoeden daarvan onmiddellijk melden aan inge@kerkkleinbrabant.be. 

6  Kostenvergoedingen 

Vrijwilligersprestaties zijn onbezoldigd. Terugbetaling van kosten kan echter op één van volgende wijzen (keuze vooraf te maken en voor elk kalenderjaar onveranderd): 

6.1  Forfaitaire kostenvergoeding 

• Maximumbedragen vanaf 1 januari 2025: € 42,31 per kalenderdag en € 1 692,51 per kalenderjaar (geïndexeerde plafonds FOD Financiën). 

• Schriftelijk akkoord vereist tussen de vrijwilliger en de Stichting. 

• Cumulverbod: wie het forfait kiest, kan geen reële kosten terugvragen voor dezelfde periode. 

6.2  Reële kostenvergoeding 

• Terugbetaling van werkelijk gemaakte en gestaafde kosten (tickets, facturen, kmstaten). Voorafgaand akkoord is nodig. 

• Bewijsstukken worden binnen 30 dagen na de activiteit ingediend. 

• Kilometervergoeding: fiscaal maximum € 0,4259/km (tarief 2e semester 2024; wordt halfjaarlijks herzien). 

6.3  Sociale & fiscale gevolgen 

• Vergoedingen binnen bovenstaande maxima zijn vrij van belastingen en sociale bijdragen. 

• Het is de eigen verantwoordelijkheid van de vrijwilliger om na te gaan of cumul met andere inkomsten (studentenarbeid, flexijobs, PWA,…) een grens overschrijdt. 

7  Veiligheid & welzijn 

• Ongevallen of bijnaongevallen meld je onmiddellijk op het secretariaat. 

• Werken met minderjarigen of kwetsbare personen? Raadpleeg het bisdombrede protocol Safe Church en vraag een recent uittreksel Model 2 indien je een structurele begeleidersrol opneemt. 

8  Begeleiding & vorming 

• Praktische werking
  Inge Hauchecorne
  inge@kerkkleinbrabant.be
  0498 07 71 13

• Financieel, juridisch en Verzekeringen

  Sofie Vanden Broeck

• sofie.vanden.broeck@vlbm.been

• +32 474 88 40 22

9  Beëindiging van vrijwilligerswerk 

Een vrijwilliger of de Stichting kan de samenwerking op elk moment beëindigen zonder opzegtermijn of vergoeding. Gelieve dit zo mogelijk vooraf te melden zodat wij de continuïteit kunnen waarborgen. 

10  Wijzigingen & geldigheid 

Deze nota wordt jaarlijks herzien in januari om de nieuwe indexbedragen en eventuele wetswijzigingen op te nemen. De meest recente versie vind je altijd op www.kerkkleinbrabant.be onder de tegel vrijwilligers. 

Bedankt voor jouw engagement – samen bouwen we aan Kerk KleinBrabant, waar Liefde werkt. 

Privacyverklaring Pastorale Zone Klein-Brabant

Inhoud 

• WELKE gegevens worden verwerkt?
• WAAR krijgen of verzamelen we de gegevens?
• WAAROM worden de gegevens bewaard?
• WIE verwerkt bij Pastorale Zone Klein-Brabant de gegevens?
• WIE krijgt de gegevens?
• WAT wordt precies HOE, WAAR en HOELANG bewaard?
• HOE worden gegevens beveiligd?
• HOE faciliteer je de uitoefening van de rechten van betrokkenen?

Kerk Klein-Brabant hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens zodat uw privacy wordt gerespecteerd. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens om uw privacy te waarborgen. Kerk Klein-Brabant houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring); 

• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;  

• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als Kerk Klein-Brabant zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens: 

Kerk Klein-Brabant 

Kardinaal Cardijnplein 7 of Beiaardhof 3 

2880 Bornem  2870 Puurs-Sint-Amands 

secretariaat@kerkkleinbrabant.be 

Telefoon : 03/889.06.42 

Functionaris voor gegevensbescherming (als van toepassing): Inge Hauchecorne 

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom 

Uw persoonsgegevens worden door de Kerk Klein-Brabant verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder: 

• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …) 

• het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang) 

• het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang) 

• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Kerk Klein-Brabant (uitvoering overeenkomst) 

• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene) 

• het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (toestemming betrokkene) 

• het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang) 

• statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens anoniem gemaakt. 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren: 

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding 

• m.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer) 

• over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen 

• handtekening (bijvoorbeeld als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.) 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen. 

Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat de Kerk Klein-Brabant ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent: 

• geboortedata 

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Kerk Klein-Brabant 

Volgende gegevens worden tenslotte verwerkt nadat ze elders dan bij de vrijwilliger zelf zijn verkregen: 

• bv.  videobewakingsbeelden die gemaakt worden met camera’s op de terreinen van de organisatie 

Minderjarigen: 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden: 

• het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, cloudsysteem) 

• het verzekeren van onze vrijwilligers 

• boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen) 

• begrafenisondernemers 

• abonnement op tijdschrift 

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Voorbeelden hiervan zijn de politie die in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU. 

Bewaartermijn 

Kerk Klein-Brabant bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en door de wet vereist. 

Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door de Pastorale Zone Klein-Brabant dit rechtvaardigt. 

Beveiliging van de gegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Hierbij zitten maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

• Alle personen die namens Kerk Klein-Brabant van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. 

• We gebruiken pseudoniemen of maken gegevens anoniem waar mogelijk/nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. 

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. 

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

• Onze registers staan achter afgesloten kastdeuren. 

Uw rechten omtrent uw gegevens 

• U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking ervan. 
• U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon. 
• U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.  
• U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. 
• Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig. 

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.kerkkleinbrabant.be.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u correct en passend te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.  

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen. 

Wijziging privacy statement 

Kerk Klein-Brabant kan zijn privacyverklaring wijzigen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 14 maart 2023. Oudere versies blijven in ons archief opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.